Foco são a digitalização e a reorganização dos arquivos físicos
A Câmara de Vereadores de São Bento do Sul iniciou uma nova etapa do projeto “Câmara sem Papel”, com foco na digitalização e reorganização dos arquivos físicos. A medida faz parte do processo de modernização administrativa implantado na Casa desde 2024. Antes da definição da solução adotada, a Câmara solicitou à Secretaria Municipal de Administração a possibilidade de utilização de um espaço para armazenamento dos documentos.
Mas, conforme retorno da própria secretaria, a Prefeitura também enfrenta limitações estruturais e não dispõe atualmente de local adequado para essa finalidade, inclusive lidando com dificuldades semelhantes em relação aos próprios arquivos.
Espaço
Estrutura – Diante desse cenário, a Câmara optou pela aquisição de um container adaptado para arquivo morto, instalado nesta semana junto ao prédio do Legislativo. O espaço possui mais de dois metros de altura e largura, conta com estrutura apropriada para armazenamento de documentos, além de sistema de ventilação e isolamento térmico.
Organização
Solução viável – De acordo com o diretor-geral da Câmara, Ronnie Zulauf, a medida representa um passo necessário dentro do processo de organização interna. “Buscamos inicialmente uma alternativa junto à Secretaria de Administração, mas, diante da impossibilidade estrutural informada, precisávamos encontrar uma solução viável para garantir o armazenamento adequado dos arquivos”, explicou.
Triagem técnica
Empresa – Segundo Zulauf, o próximo passo será a contratação de empresa especializada para digitalização, armazenamento e descarte de documentos. “Alguns arquivos precisam ser digitalizados e mantidos fisicamente; outros poderão ser digitalizados e posteriormente descartados, sempre mediante triagem técnica”, destacou.
Projetos institucionais
Escola do Legislativo – Com a reorganização dos arquivos, duas salas atualmente utilizadas para armazenamento serão liberadas e destinadas a novos projetos institucionais, como, por exemplo, a implantação da Escola do Legislativo.
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